Współczesne biuro księgowe nie zajmuje się wyłącznie prowadzeniem ksiąg rachunkowych czy też spraw kadrowo-płacowych. Obszar jego działalności obejmuje również obsługę prawną, analizy i prognozy finansowe, sprawozdawczość oraz wiele innych działów związanych z funkcjonowaniem firmy.
Powierzenie prowadzenia spraw prawno-finansowych profesjonalnej firmie niesie ze sobą wiele korzyści. Po pierwsze nie trzeba tworzyć osobnego etatu lub działu, co znacznie obniża koszty prowadzenia działalności, a po drugie doświadczone biuro rachunkowe, znając wszelkie przepisy, pomoże uniknąć przedsiębiorcy przykrych konsekwencji związanych z nieznajomością prawa. Nowoczesne biuro rachunkowe może między innymi poprowadzić obsługę kancelaryjną.
Wirtualny sekretariat
W dobie internetu okazuje się, że to, co niegdyś wymagało obsługi biurowej, dziś z powodzeniem można przekazać firmie zewnętrznej, która udostępniając swój adres, przejmie prowadzenie dziennika podawczo-odbiorczego, zajmie się odbiorem i wysyłką korespondencji firmowej, będzie przekazywać wszelkie istotne informacje drogą mailową. Takie rozwiązanie ma tę zaletę, że eliminuje koszty związane z obsługą kancelaryjną w przedsiębiorstwie, gdyż obowiązki te przejmuje biuro rachunkowe. Przekazywanie drogą mailową zeskanowanych dokumentów pozwala zaoszczędzić czas. Przedsiębiorca nie musi z każdym dokumentem udawać się do biura, a to umożliwia prowadzenie obsługi księgowo-kadrowej na bieżąco.
Opieka prawna
Dla większości firm problem mogą stanowić zmieniające się przepisy prawa. Śledzenie zmian na bieżąco jest praktycznie niemożliwe, dlatego lepiej powierzyć ten obowiązek wyspecjalizowanej firmie. Dzięki temu można uniknąć popełnienia, choćby nieświadomie, pomyłek. Nowoczesne biuro rachunkowe może świadczyć pomoc prawną w zakresie:
- sporządzania i negocjowania umów z kontrahentami,
- opracowywania przepisów wewnętrznych firmy takich jak regulamin pracy czy instrukcje,
- doradztwa w zakresie optymalizacji kosztów,
- reprezentowania firmy w urzędzie skarbowym lub ZUS.
Słowem, biuro będzie pomocne wszędzie tam, gdzie potrzebna jest znajomość przepisów prawnych.
Czym jeszcze może zająć się biuro rachunkowe?
Otwarcie granic po wejściu Polski do Unii Europejskiej umożliwiło swobodną migrację. Oznacza to, że przedsiębiorca, który czasowo przenosi swoją działalność poza granice kraju lub pracownik oddelegowany do pracy za granicą, mogą w dalszym ciągu podlegać ubezpieczeniu społecznemu w kraju. Warunkiem w przypadku delegowania pracownika do pracy u zagranicznego kontrahenta jest np. to, że praca nie będzie trwała dłużej niż 24 miesiące oraz że osoba ta została oddelegowana w zastępstwie innego pracownika. W przypadku przeniesienia firmy sprawa jest bardziej skomplikowana, ponieważ przedsiębiorca musi wykazać, że głównym krajem prowadzenia działalności jest Polska. Ponieważ pod uwagę brane są różnorodne kryteria, a procedura poświadczania tego faktu jest dość zawiła, warto powierzyć jej przygotowanie doświadczonej firmie.
Szczególnym rodzajem usługi na rzecz przedsiębiorcy jest pomoc w opracowaniu dokumentacji oraz wyliczeniu opłaty środowiskowej. Zgodnie z Ustawą Prawo ochrony środowiska firmy zobowiązane są do opłat za korzystanie ze środowiska, a w szczególności za:
- wprowadzanie pyłów lub gazów do powietrza,
- wprowadzanie ścieków do wód lub ziemi,
- pobór wód,
- składowanie odpadów (źródło: http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20130001232).
W praktyce obowiązkiem odprowadzenia opłaty obciążony jest przedsiębiorca, który przykładowo posiada samochody służbowe. Pomoc w przygotowaniu dokumentacji oraz wyliczeniu należności oferuje np. Biuro rachunkowe Lex Conseil z Lublina.
Przekazanie spraw księgowo-kadrowo-prawnych firmie zewnętrznej pozwala na optymalizację kosztów, a także daje gwarancję, że będą prowadzone w sposób profesjonalny, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
